Nuestra plataforma
Explora los módulos de gestión de MySincoppa para tu escuela de música.
Alumnos
La ficha de cada alumno: datos, familia, forma de pago y lo que tiene contratado. Secretaría la abre todo el día.
- Alta y edición de fichas con datos personales, tutores y contacto de comunicación
- Método de pago (SEPA, Bizum, efectivo, tarjeta) e IBAN para domiciliaciones
- Vista de matrículas activas, historial académico y facturación desde la misma ficha
- Búsqueda rápida y filtro por centro en escuelas con varias sedes
- Cargos extra y recibos asociados al alumno, sin cambiar de módulo
Nuevos alumnos
Quien llama preguntando por clases, la prueba de nivel, la lista de espera. Para que no se quede solo en un WhatsApp.
- Registro de leads con origen, estado y datos de contacto
- Seguimiento del interés hasta la conversión en alumno de la escuela
- Estados personalizables (nuevo, contactado, visita, matriculado…)
- Ideal para coordinar admisiones entre varias sedes o instrumentos
- Paso natural hacia la ficha de alumno cuando confirman plaza
Incidencias
Faltas, retrasos, recuperaciones y avisos, ligados al alumno y al profesor. Sin cuaderno ni chat suelto.
- Registro de faltas y ausencias con fecha, motivo y estado (pendiente, justificada, resuelta)
- Recuperaciones de clase visibles en calendario y ficha del alumno
- Consulta global para secretaría y filtro por centro o profesor
- Los profesores pueden registrar incidencias desde su sesión o desde la app móvil
- Historial acumulado por alumno para reuniones con familias o dirección
Sesiones
Qué clase hay, a qué hora, en qué aula y con quién. Día, semana o mes.
- Calendario unificado de clases individuales y de grupo
- Filtros por centro, profesor, alumno, tipo de sesión (matrícula, lead, falta, recuperación)
- Registro rápido de faltas y consultas desde el detalle de un bloque
- Base para saber quién debería estar en clase ahora mismo
- Enlace directo a alumnos, profesores y aulas desde cada evento
Grupos
Coros, combos, clases en grupo: plazas, horario, profesor y quién está apuntado.
- Creación de grupos por especialidad, nivel y curso escolar
- Control de ocupación (alumnos / plazas máximas)
- Horarios semanales del grupo y aula asignada
- Alta y baja de alumnos en el grupo sin tocar cada matrícula a mano
- Visión clara para secretaría de qué grupos están activos o completos
Evaluaciones
Notas y criterios por trimestre o especialidad. Las rellena el profesor y la escuela las guarda.
- Evaluaciones ligadas a alumno, profesor, curso y trimestre
- Rúbricas configurables con criterios y niveles de logro
- Historial por alumno en la ficha académica
- Estados borrador / publicado para revisión antes de comunicar a familias
- Útil para conservatorios y escuelas con evaluación formal
Matrículas
Qué estudia, con quién, a qué tarifa y en qué curso. De aquí salen el horario y los recibos.
- Alta de matrícula por especialidad, profesor, tarifa y curso escolar
- Horarios vinculados a cada matrícula (día y franja de la clase)
- Estados activo / inactivo y fecha de baja
- Vista masiva para secretaría y detalle por alumno en su ficha
- Cambios de profesor o tarifa sin perder el historial
Préstamos de material
Si un alumno se lleva un instrumento o material de la escuela: quién, desde cuándo y si ya lo devolvió.
- Registro de préstamos con concepto, alumno y fechas
- Seguimiento de material pendiente de devolución
- Menos pérdidas y disputas sobre «¿quién se llevó el violín?»
- Consulta desde ficha del alumno y listado global para administración
- Profesores pueden gestionar préstamos desde su área en móvil
Facturas
Emisión y control de facturas con Verifactu (Plan Completo). Recibos del alumno en PDF y estado fiscal a la vista.
- Verifactu integrado en la plataforma (Plan Completo): emisión, registro y anulación conforme a normativa, desde MySincoppa
- Listado de recibos/facturas con alumno, importe, mes y estado (borrador, cobrado, anulado)
- PDF borrador editable antes de emitir; PDF oficial tras pasar a cobrado
- Acceso desde la ficha del alumno o vista global de secretaría
- Trazabilidad para auditorías y consultas de familias
Compras internas
Cargos que no son la cuota: material, actividades, extras. Quedan pendientes y entran en la siguiente remesa del alumno.
- Listado de cargos extra pendientes de facturar por centro
- Alta desde la ficha del alumno (concepto, cantidad, IVA, importe)
- Estados pendiente / vinculado a recibo
- Filtros para secretaría sin mezclar con el listado de facturas ya emitidas
- Consolidación automática al generar la remesa mensual
Recibos mensuales
Generas los recibos del mes, los revisas, ajustas, exportas SEPA y, si toca, pasas a Verifactu.
- Generación de remesa por centro, curso y mes
- Edición de líneas de venta en borrador (matrícula, descuentos, cargos extra)
- Excel de control para revisión rápida antes de enviar
- XML SEPA para domiciliaciones bancarias
- XML descargable cada mes para subir al banco, sin complicaciones
- ZIP de PDFs y bloqueo del periodo una vez enviado
Tarifas
Los precios base. Matrículas, recibos y descuentos parten de aquí.
- Servicios con nombre, precio base y tipo (clase individual, grupal, matrícula…)
- Asignación de tarifa al crear o editar matrículas
- Base para el cálculo automático de recibos mensuales
- Descuentos por hermanos y ajustes manuales desde ficha de alumno
- Un solo sitio para actualizar precios del curso
Fichajes
Entrada y salida del profesorado con registro. La dirección ve quién está en el centro.
- Fichaje por QR en el centro o desde dispositivo autorizado
- Panel de conciliación para administración (en clase, libre, alertas)
- Historial por profesor para inspecciones laborales
- Incluido en el plan Básico de MySincoppa
- Profesores fichan también desde la app móvil
Permisos
Vacaciones, bajas y ausencias: el profesor pide, dirección o admin aprueba.
- Solicitud de permisos con fechas y motivo
- Flujo de aprobación / rechazo con estados visibles
- Calendario de ausencias del profesorado
- Evita solapes al asignar grupos o matrículas nuevas
- Consulta desde escritorio; solicitud desde móvil
Documentos legales
Contratos, PRL, protocolos y papeles que tienen que estar a mano, pero no a la vista de cualquiera.
- Carpetas y documentos por centro o por profesor
- Subida de archivos con control de acceso por rol
- El profesor consulta los suyos desde web o móvil
- Menos correos con adjuntos y versiones perdidas
- Complemento natural del módulo de fichajes para cumplimiento
Disponibilidad horaria
En qué franjas puede dar clase cada profesor. Sin eso, cuadrar un martes a las 17:00 es a ciegas.
- Definición de franjas disponibles por profesor y centro
- Base para asignar matrículas y grupos sin conflictos de horario
- Vista clara para secretaría al buscar hueco libre
- El profesor puede consultar y, según permisos, proponer cambios
- Se integra con sesiones y calendario académico
Usuarios
Quién entra en MySincoppa y con qué permisos (admin, secretaría, dirección, profesor).
- Alta de usuarios vinculados a la escuela y al centro
- Asignación de rol (administrador, secretaría, dirección, profesor)
- Varias sedes: un usuario puede tener perfil por centro
- Desactivación sin borrar historial
- Base de la seguridad y del multi-tenant de la plataforma
Profesores
Datos del profesor, qué imparte, aulas habituales y alumnos a cargo. No es lo mismo que «Usuarios».
- Datos de contacto, DNI y documentación asociada
- Especialidades e instrumentos que enseña cada profesor
- Estado activo / baja y fecha de alta
- Enlace con matrículas, grupos, sesiones y fichajes
- Vista de detalle con pestañas académica, documentos y alumnos
Aulas
Las salas de cada sede. El calendario necesita saber si la clase es en el aula 1 o en el estudio.
- Catálogo de aulas por centro
- Asignación a grupos y sesiones
- Consulta de ocupación en tiempo real desde el panel de avisos
- Nombres claros para secretaría y profesores («Aula piano», «Estudio B»…)
- Mantenimiento sencillo al abrir una sede nueva
Especialidades
Piano, guitarra, violín, lenguaje, coro… lo que la escuela ofrece al matricular.
- Alta y edición de especialidades / instrumentos
- Uso transversal en matrículas, grupos y filtros
- Coherencia de nombres en toda la plataforma
- Preparado para escuelas con muchas disciplinas
- Un cambio aquí se refleja en informes y calendario
Escuela y centros
Razón social, CIF, logo, sedes, cursos y cuenta para remesas.
- Datos fiscales y de contacto de la escuela
- Multi-centro: Madrid, otra ciudad, sede de verano…
- Cursos escolares con fechas, festivos y estado activo/inactivo
- IBAN y datos del acreedor para XML SEPA
- Logo y personalización visible en la app
Mensajes automáticos
Horario de atención en la app y respuesta automática fuera de ese horario. No sustituye escribir a mano cuando secretaría está disponible.
- Horario comercial en el que la escuela atiende consultas en la app
- Respuestas automáticas cuando llega un mensaje fuera de ese horario
- Textos configurables para la respuesta automática y avisos del sistema
- Ajustes de centralita: desvío de llamadas y tiempo de espera
- No sustituye la comunicación manual de secretaría con alumnos y familias
El profesor, desde el móvil: sus clases, una falta, el fichaje o un documento. Lo justo para entre clase y clase.
Vista general
Al abrir la app ve un menú por bloques (Académico, RRHH, Alumnos, Alertas), sin el panel completo de administración.
- Interfaz optimizada para pantallas pequeñas y tablet
- Solo las secciones que el rol profesor necesita
- Misma sesión y datos que en escritorio (un solo login)
- Acceso rápido a «Mis datos personales»
- Pensada para usarse en el día a día
Sesiones y grupos
Qué tiene hoy: su calendario y sus grupos, sin facturación ni otras sedes.
- Sesiones del día y de la semana
- Listado de grupos con alumnos y horario
- Evaluaciones y préstamos de material desde el mismo bloque académico
- Consulta de aula y especialidad antes de entrar a clase
- Sin acceso a remesas ni configuración global
Alumnos e incidencias
Solo sus alumnos. Si falta alguien, lo registra en segundos.
- Listado de alumnos del profesor con acceso a ficha resumida
- Registro de incidencias y faltas vinculado a la sesión
- Bloque «Alertas» con incidencias pendientes de su ámbito
- La secretaría ve al instante lo registrado en escritorio
- Menos papel en el pasillo del conservatorio
Fichajes y permisos
Fichar al llegar, pedir un día libre o mirar turnos, sin ir al PC del despacho.
- Fichaje de entrada y salida desde el móvil
- Solicitud de permisos y ausencias
- Consulta de disponibilidad horaria (turnos)
- Historial propio de fichajes
- Mismas reglas que en el módulo RRHH de escritorio
Documentos y archivos
Contratos o archivos que la escuela le comparte, cuando los necesite.
- Documentos legales asignados al profesor
- «Mis archivos» para material propio de la escuela
- Descarga o consulta sin depender del correo
- Permisos de solo lectura según lo configure administración
- Complemento del archivo digital de RRHH